101fitness Employee Support & Wellbeing Procedure

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Internal Procedure

This procedure supports complainants, respondents, witnesses, and any other employee affected by a workplace concern, incident, or investigation.

 

1. Purpose

This procedure explains how 101fitness provides timely and appropriate support where a workplace incident, complaint, safety concern, or investigation may affect an employee’s health, wellbeing, or ability to work safely.

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2. Support Principles

• Support may be provided whether or not a formal complaint has been made.

• Immediate safety and risk reduction are the first priorities.

• Support arrangements should be practical, respectful, and proportionate to the risk.

• Support can be provided separately from any review or investigation.

• The company will consider confidentiality, operational needs, and the wellbeing of all parties.
   

3. Support Available

• Immediate safety support and check-in

• Appointment of a designated contact person

• Temporary roster changes or work adjustments

• Shift or location separation where necessary

• Temporary duty changes or supervised work arrangements

• Referral to external counselling, EAP, GP, or specialist services

• Follow-up meetings and wellbeing checks

• Monitoring for retaliation, victimisation, or recurrence
   

4. When Support May Be Triggered

• A report of sexual harassment, bullying, aggression, or client misconduct

• A serious workplace conflict or boundary concern

• Signs of psychological distress following an incident

• A request for support from an employee or manager

• A review or investigation that may impact the employee’s wellbeing
   

5. Initial Management Response

• Check whether there is any immediate safety issue.

• Ask the affected person what support they need right now.

• Consider whether parties should be separated or duties adjusted.

• Explain the available support options and next steps.

• Record what support was offered and what was accepted.
   

6. Examples of Interim Support Measures

• Changing work hours, shifts, or training times

• Allocating a different trainer, supervisor, or point of contact

• Separating work areas or limiting contact between parties

• Allowing a support person to attend meetings

• Approving reasonable time away from work where appropriate

• Pausing direct customer interaction for safety reasons
   

7. Wellbeing Follow-Up

Managers should arrange follow-up contact at reasonable intervals to confirm whether the employee feels safe, whether the support plan remains suitable, and whether any retaliation or further risk has emerged. Follow-up should be documented.
 

8. Confidentiality

Support information will be handled sensitively and only shared with those who need the information to provide support, manage risk, or fulfil legal and operational responsibilities.
 

9. Related Records

• Incident Reporting Form

• Complaint Handling & Investigation Procedure

• Corrective Action Register

• Wellbeing check notes and support records

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101fitness 직원 지원 및 웰빙 절차

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내부 절차 (Internal Procedure)

본 절차는 직장 내 문제 제기, 사건, 사고 또는 조사 과정과 관련하여 영향을 받을 수 있는 신고자, 피신고자, 목격자 및 기타 직원에게 적절한 지원을 제공하기 위한 기준을 설명합니다.

 

1. 목적 (Purpose)

본 절차는 직장 내 사건, 불만 제기, 안전 문제 또는 조사 과정이 직원의 건강, 웰빙, 또는 안전하게 업무를 수행할 수 있는 능력에 영향을 줄 수 있는 경우, 101fitness가 신속하고 적절한 지원을 제공하는 방법을 설명합니다.

 

2. 지원 원칙 (Support Principles)

• 공식적인 불만 제기가 없더라도 지원이 제공될 수 있습니다.
• 즉각적인 안전 확보와 위험 감소가 최우선입니다.
• 지원 조치는 실질적이고 존중하는 방식이며 위험 수준에 비례해야 합니다.
• 지원은 검토 또는 조사 절차와 별도로 제공될 수 있습니다.
• 회사는 기밀성, 운영상의 필요, 그리고 모든 관련자의 웰빙을 고려합니다.

 

3. 제공 가능한 지원 (Support Available)

다음과 같은 지원이 제공될 수 있습니다.

• 즉각적인 안전 확인 및 상태 점검
• 지정된 담당 연락 창구 지정
• 임시 근무 스케줄 변경 또는 업무 조정
• 필요 시 근무 시간 또는 근무 장소 분리
• 임시 업무 변경 또는 감독 하 업무 배치
• 외부 상담 서비스, EAP, GP 또는 전문 서비스 연결
• 후속 미팅 및 웰빙 상태 확인
• 보복, 불이익 조치 또는 문제 재발 여부 모니터링

 

4. 지원이 필요한 상황 (When Support May Be Triggered)

다음과 같은 상황에서 지원 절차가 시작될 수 있습니다.

• 성희롱, 괴롭힘, 공격적 행동 또는 고객의 부적절한 행동 신고
• 심각한 직장 내 갈등 또는 전문적 경계 문제
• 사건 이후 심리적 스트레스 또는 정신적 어려움의 징후
• 직원 또는 관리자의 지원 요청
• 직원의 웰빙에 영향을 줄 수 있는 검토 또는 조사 절차

 

5. 초기 관리 대응 (Initial Management Response)

관리자는 다음 조치를 고려해야 합니다.

• 즉각적인 안전 위험이 있는지 확인
• 영향을 받은 직원에게 현재 필요한 지원이 무엇인지 확인
• 관련 당사자를 분리하거나 업무를 조정해야 하는지 검토
• 제공 가능한 지원 옵션과 다음 절차를 설명
• 어떤 지원이 제공되었고 어떤 지원이 수용되었는지 기록

 

6. 임시 지원 조치 예시 (Examples of Interim Support Measures)

• 근무 시간, 교대 근무 또는 교육 일정 변경
• 다른 트레이너, 관리자 또는 연락 담당자 배정
• 근무 공간 분리 또는 당사자 간 접촉 제한
• 미팅 시 지원 동반자(support person) 참석 허용
• 필요 시 합리적인 범위 내에서 근무 중단 또는 휴가 승인
• 안전상의 이유로 직접적인 고객 응대 업무 일시 중단

 

7. 웰빙 후속 관리 (Wellbeing Follow-Up)

관리자는 적절한 간격으로 후속 연락을 진행하여 다음을 확인해야 합니다.

• 직원이 안전하다고 느끼는지 여부
• 현재 지원 계획이 적절한지 여부
• 보복 행위 또는 추가 위험이 발생했는지 여부

모든 후속 조치는 기록으로 남겨야 합니다.

 

8. 기밀 유지 (Confidentiality)

지원과 관련된 정보는 신중하게 관리되며,
지원 제공, 위험 관리 또는 법적·운영상 책임 수행에 필요한 경우에만 제한적으로 공유됩니다.

 

9. 관련 기록 문서 (Related Records)

• 사고 보고서 (Incident Reporting Form)
• 불만 처리 및 조사 절차 (Complaint Handling & Investigation Procedure)
• 시정 조치 기록 (Corrective Action Register)
• 웰빙 체크 기록 및 지원 기록